GoBD-Standards und Revisionssicherheit

Bei der digitalen Erfassung von Reisekosten ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entscheidend.

Oft werden wir gefragt: "Ist die Software GoBD-zertifiziert?" In diesem Artikel erklären wir, wie Einfach Reisekosten die technischen Anforderungen der GoBD erfüllt und Sie dabei unterstützt, Ihre Prozesse finanzamtssicher zu gestalten.

1. Das Wichtigste vorab: Software vs. Verfahren

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass eine Software allein "GoBD-zertifiziert" sein kann. Die GoBD prüfen immer das Gesamtverfahren in Ihrem Unternehmen – also wie Sie Belege empfangen, prüfen und archivieren. Eine Software ist dabei nur das Werkzeug.

Unsere Aufgabe als Hersteller ist es, Ihnen ein Werkzeug bereitzustellen, das alle technischen Voraussetzungen erfüllt, damit Sie problemlos GoBD-konform arbeiten können.

2. Unsere technischen Maßnahmen zur Revisionssicherheit

Wir setzen auf modernste Cloud-Infrastruktur (Google Cloud Platform), um die Integrität und Sicherheit Ihrer Daten zu garantieren. Hierbei setzen wir die Anforderungen der Finanzverwaltung technisch wie folgt um:

A. Unveränderbarkeit von Belegen (Immutability)

Hochgeladene Belege (z. B. Fotos von Tankquittungen oder PDFs) werden in einem speziellen Cloud-Speicher abgelegt. Wir nutzen technische Verfahren (Object Versioning), die sicherstellen, dass ein einmal archivierter Beleg nicht spurlos überschrieben oder gelöscht werden kann.

• Was das für Sie bedeutet: Das Originalbild bleibt immer erhalten. Selbst wenn ein Beleg bearbeitet wird, bleibt die ursprüngliche Version im System technisch rekonstruierbar.

B. Lückenlose Protokollierung (Audit Trail)

Jede relevante Änderung an einer Abrechnung wird protokolliert. Unser System schreibt ein internes Protokoll, das festhält, wer wann welche Änderung vorgenommen hat (z. B. Änderung eines Betrags). Dies stellt die "Nachvollziehbarkeit" gemäß GoBD sicher.

C. Datensicherheit und Verfügbarkeit

Unsere Anwendung läuft auf der Google Cloud Platform (GCP) in Frankfurt (Deutschland). Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert und bietet höchste Standards bei Ausfallsicherheit und Datenschutz. Tägliche Backups schützen vor Datenverlust. (Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel: Zertifizierungen und technische Schutzmaßnahmen)

D. Festschreibung und Korrekturen nach dem Export

Ein zentraler Punkt der GoBD ist die sogenannte Festschreibung. In Einfach Reisekosten erfolgt diese Festschreibung in der Regel mit dem Export Export von Reisekostenabrechnungen der Daten an die Buchhaltung oder der finalen Freigabe.

Was passiert, wenn Sie nach dem Export noch einen Fehler bemerken? Fehlerkorrekturen sind erlaubt, müssen aber nachvollziehbar sein (Verbot des spurlosen Löschens). Wenn Sie in unserer Software den "Export-Status zurücksetzen", um Daten nachträglich zu korrigieren, geschieht im Hintergrund Folgendes:

1. Das System protokolliert, dass und von wem der Status zurückgesetzt wurde.

2. Die ursprüngliche Version der Daten bleibt in der Historie erhalten.

3. Die korrigierte Fassung wird als neue Version gespeichert.

Ihr Vorteil: Sie können Fehler flexibel korrigieren, ohne gegen die GoBD zu verstoßen, da der gesamte Vorgang ("Radierverbot") sauber technisch dokumentiert wird

E. Datenexport für die Betriebsprüfung (Z3-Zugriff)

Im Falle einer Prüfung können Sie alle steuerrelevanten Daten und Belege in einem maschinell auswertbaren Format exportieren. Damit erfüllen Sie die Anforderung der Finanzverwaltung zur Datenträgerüberlassung.

3. Unterstützung für Ihre Verfahrensdokumentation

Da die GoBD eine Verfahrensdokumentation von jedem Unternehmen fordern, möchten wir Sie hierbei unterstützen. Wir bieten unseren Kunden eine Muster-Verfahrensdokumentation für den Einsatz von Einfach Reisekosten an.

Diese Vorlage beschreibt den Standard-Prozess (Scannen, Hochladen, Prüfen, Archivieren) in unserer Software. Sie können diese Vorlage nutzen und an Ihre internen Gegebenheiten anpassen, um dem Finanzamt schnell und einfach eine saubere Dokumentation vorzulegen.

Fazit

Mit Einfach Reisekosten nutzen Sie eine Software, die "GoBD-ready" ist. Durch die Kombination aus unserer sicheren Cloud-Technologie und Ihrer internen Prozessdokumentation sind Sie für die nächste Betriebsprüfung bestens gerüstet – ganz ohne teure Zusatz-Zertifikate.