Reisekostenabrechnung erfassen

Neue Reisen können manuell angelegt oder automatisch aus vorhandenen Belegen erstellt werden. Das System führt Schritt für Schritt durch alle relevanten Angaben – vom Reiseverlauf über Verpflegung und Belegerkennung bis hin zur Erfassung sämtlicher Kosten und der abschließenden Abrechnung direkt in der Erfassungsmaske.
Welche Felder und Optionen dabei sichtbar sind, kann in den Einstellungen für Reisekostenabrechnungen individuell festgelegt werden.

Reiseverlauf erfassen

Zuerst werden die wichtigsten Eckdaten der Reise festgelegt:

• Reisetitel – zur eindeutigen Zuordnung in der Übersicht.

• Reiseziel und Reisetyp – z. B. Inland, Ausland, eintägig oder mehrtägig.

• Start- und Enddatum mit Uhrzeit – Grundlage für die Berechnung der Pauschalen.

• Etappen oder Zwischenstopps – zur genauen Darstellung des tatsächlichen Reiseverlaufs.

Anhand dieser Angaben berechnet das System automatisch die Verpflegungspauschalen nach den jeweils gültigen gesetzlichen Sätzen. Änderungen im Reiseverlauf werden sofort übernommen und neu berechnet.

Verpflegungspauschalen und Mahlzeiten

Die Verpflegungspauschalen werden automatisch berechnet und lassen sich bei Bedarf anpassen.
Mahlzeiten können pro Tag oder gesammelt eingetragen werden – etwa, wenn Frühstück, Mittag- oder Abendessen gestellt wurde. Diese werden automatisch von der Tagespauschale abgezogen.

Belegerkennung und automatische Erfassung

Alle Belege – ob fotografiert, gescannt oder digital erhalten – können über die Belegerfassung gesammelt hochgeladen werden.
Die integrierte KI analysiert jeden Beleg und erstellt automatisch vollständige Posten. Dabei werden folgende Angaben erkannt und eingetragen:

• Postenkategorie – z. B. Fahrtkosten - ÖPNV, Übernachtung - Hotel usw.

• Passende Bezeichnung – wird automatisch aus dem Beleginhalt ermittelt.

• Datum und Betrag

• Währung und MwSt.-Satz

• Belegnummer

Auch Fremdwährungen werden automatisch erkannt und mit dem passenden Umrechnungskurs versehen.

Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten

Ergänzend zu den automatisch erkannten Belegen können weitere Kostenarten manuell hinzugefügt werden:

• Fahrtkosten – tatsächliche Beträge oder Kilometerpauschale.

• Übernachtungskosten – tatsächliche Kosten oder Pauschalen.

• Reisenebenkosten – z. B. Parkgebühren, Maut oder Gepäckkosten.

Alle Beträge können bei Bedarf in Fremdwährungen erfasst werden. Der integrierte Währungsrechner für Reisekosten übernimmt automatisch die Umrechnung auf Basis des passenden Wechselkurses und ermöglicht bei Bedarf eine manuelle Anpassung. Auch Gebühren oder individuelle Umrechnungsfaktoren können hinterlegt werden.

Zahlungsarten

Bei Arbeitgeber-Abrechnungen werden zusätzlich Zahlungsarten berücksichtigt:

• Auswahl der Zahlungsart (Privatauslage, Firma etc.)

• Erfasste Auszahlungen wie Vorauszahlungen, Erstattungen oder sonstige Zahlungen werden automatisch von der Gesamtsumme „Noch zu zahlen“ abgezogen.

Abschluss der Abrechnung

Sobald alle Positionen geprüft sind, kann die Abrechnung direkt in der Erfassungsmaske abgeschlossen werden.
Die fertige Reisekostenabrechnung steht anschließend zur Verfügung und kann bei Bedarf dupliziert, angepasst, exportiert oder – im Teamkontext – zur Freigabe eingereicht werden.

Bereits abgeschlossene Abrechnungen lassen sich jederzeit erneut öffnen, aktualisieren oder als Vorlage für neue Reisen verwenden. So bleibt jede Abrechnung konsistent und schnell reproduzierbar.