Belege per E-Mail weiterleiten

Mit dem neuen E-Mail-Import wird das Einlesen von Rechnungen und Belegen deutlich vereinfacht. Anstatt Dateien manuell herunter- und hochzuladen, können Original-Rechnungs-E-Mails direkt weitergeleitet werden.

Belege werden beim Eingang automatisch ausgelesen Belegerkennung (KI) und in der Abrechnung erscheinen alle Positionen sofort richtig zugeordnet.

So funktioniert es

1. Die Rechnungs-E-Mail an belege@einfach-reisekosten.de weiterleiten.

2. Anhänge wie PDFs, E-Rechnungen oder Bilddateien werden automatisch erkannt und verarbeitet.

3. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet.

Automatische Zuordnung

Die Zuordnung erfolgt anhand der Absenderadresse. Damit Belege richtig zugewiesen werden, muss die verwendete E-Mail-Adresse im Benutzerkonto hinterlegt sein.

Mehrere E-Mail-Adressen verwenden

In den Einstellungen lassen sich beliebig viele zusätzliche geschäftliche oder private E-Mail-Adressen hinterlegen.

Nach dem Eintragen wird für jede Adresse automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink verschickt. Sobald die Adressen bestätigt sind, können Rechnungen auch aus anderen Postfächern weitergeleitet werden. Alle hinterlegten und aktivierten E-Mail-Adressen werden automatisch erkannt und korrekt dem Benutzerkonto zugeordnet.

Vorteile auf einen Blick

• Kein manueller Upload mehr – Belege einfach weiterleiten.

• Keine Verwechslungsgefahr durch automatische Zuordnung per E-Mail-Adresse.

• Unterstützung für PDFs, E-Rechnungen und Bilddateien.

Das Feature spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt dafür, dass Belege vollständig und korrekt in der Reisekostenabrechnung erscheinen.