Einstellungen für Reisekostenabrechnungen

Über das ⚙️Zahnrad-Symbol rechts oben beim Erstellen einer Reise
(neben Ihrem Benutzernamen) können Sie Ihre persönlichen Voreinstellungen anpassen.

Für wen wird die Reisekostenabrechnung erstellt?

Es stehen zwei Varianten zur Auswahl, die den Aufbau und die Berechnung der Abrechnung beeinflussen:

• Arbeitgeber / Auftraggeber
  Diese Option eignet sich für berufliche Reisen, die gegenüber einem Arbeitgeber oder Auftraggeber abgerechnet werden.
  Es können gesetzliche oder interne Pauschalen genutzt und Belege markiert werden, die bereits erstattet wurden, um den Überblick über offene Beträge zu behalten.

• Private Steuererklärung
  Diese Variante ist ideal für Selbstständige oder Arbeitnehmer*innen, die ihre Reisekosten selbst steuerlich geltend machen möchten.
  Hier werden entstandene Kosten und Verpflegungspauschalen erfasst, um sie später als Werbungskosten in der Steuererklärung anzugeben.

Weitere Felder für Datenerfassung

In den Einstellungen lassen sich zusätzliche Felder aktivieren, um Reisen detaillierter zu erfassen.

Beleginformationen
Definieren Sie hier, welche Daten Ihrer Belege verwendet werden sollen.

• MwSt-Satz, Belegnummer, Belegdatum.

  Die automatische Belegerkennung übernimmt diese Angaben, wenn sie auf dem hochgeladenen Beleg gefunden werden.
  Bei Bedarf können Sie die Werte manuell bearbeiten, etwa um den MwSt-Satz zu korrigieren oder zu ändern.
  

Allgemeine Felder

• Gruppe
  Zeigt an, in welchem Ordner oder welcher Kategorie die Reise gespeichert ist. Reisen können direkt einer neuen oder bestehenden Gruppe zugewiesen werden.

• Projekt / Kostenstelle
  Freitextfelder für unternehmensinterne Zuordnungen. In der Übersicht können Reisen nach diesen Angaben gefiltert oder gemeinsam abgerechnet werden.

• Kommentar
  Dient für interne Hinweise oder ergänzende Notizen. In der Abrechnungsvorlage kann festgelegt werden, ob Kommentare in der finalen Abrechnung erscheinen sollen.