Genehmigungsprozess für Teams

Klare Abläufe für Transparenz und Kontrolle

Zuletzt aktualisiert Vor 4 Monaten

Ein strukturierter Genehmigungsprozess sorgt dafür, dass Reisen sowohl vor Antritt als auch nach Abschluss effizient geprüft und freigegeben werden. Auf diese Weise gelangen nur vollständig geprüfte und freigegebene Reisen in die Reisekostenerfassung und Abrechnung – für maximale Nachvollziehbarkeit und reibungslose Kostenkontrolle.

1. Genehmigungsprozess einrichten

Bevor der Genehmigungsprozess genutzt werden kann:

  • Genehmigungsprozess aktivieren: Im Menüpunkt Genehmigungsprozess die Funktion einschalten.

  • Verwalterrollen vergeben: Zusätzlich zum Administrator können Verwalterrollen vergeben werden, die anschließend für die Prüfung und Freigabe von Reisen zuständig sind.

2. Rollen & Berechtigungen

  • Admin & Verwalter: Können Reisen prüfen, genehmigen oder ablehnen.

  • Reisende (Mitarbeiter): Können Reisen anlegen, einreichen und nach einer Ablehnung erneut überarbeiten und einreichen.

3. Ablauf der Reisekostenabrechnung

Schritt 1: Reise anlegen

Der Mitarbeiter erstellt eine neue Reise. Solange sie nicht eingereicht ist, bleibt sie als Entwurf gespeichert.

Schritt 2: Reise einreichen

Nach dem Speichern kann die Reise zur Genehmigung eingereicht werden. Eingereicht

Schritt 3: Genehmigung oder zurückweisen

Verwalter prüfen die eingereichte Reise und entscheiden, ob sie genehmigt oder zurückgewiesen wird.

Genehmigen: Die Reise wird freigegeben und ist anschließend nicht mehr veränderbar.

Zurückweisen: Die Reise wird abgelehnt und wechselt zurück in den Entwurfsstatus. Nach einer Anpassung kann sie erneut eingereicht werden.

4. E-Mail Benachrichtigungen

  • Verwalter können in ihren persönlichen Einstellungen unter Genehmigungsprozess E-Mail-Benachrichtigungen für neu eingereichte Reisen aktivieren.

  • Unabhängig davon werden betroffene Mitarbeiter automatisch über Änderungen des Genehmigungsstatus ihrer Reise informiert.

5. Filter & Übersicht

Bei aktiviertem Genehmigungsprozess steht zusätzlich der Filter „Genehmigungsstatus“ zur Verfügung mit:

  • Entwurf

  • Eingereicht

  • Genehmigt

  • Zurückgewiesen

6. Eigene Reisen genehmigen

Verwalter können eigene Reisen direkt genehmigen, ohne weiteren Prüfschritt.

Kurz für Mitarbeiter:

Kurz für Mitarbeiter:

  1. Reisekostenabrechnung erstellen.

  2. Nach dem Speichern auf „Abrechnung einreichen“ klicken.

  3. Bei einer Ablehnung erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.

  4. Nach Anpassung kann die Abrechnung erneut eingereicht werden.

  5. Eingereichte und genehmigte Abrechnungen sind nicht mehr veränderbar.